U bent hier

4 niveaus van workforce planning

Contentmanager Dehora
28 mei 2018

Organisaties kunnen zich qua ontwikkeling in verschillende fasen bevinden. Een dergelijke gedachte kunnen we ook toepassen op het niveau van Workforce Planning (WfP). Met WfP trachten we capaciteit in de tijd zo efficient mogelijk in te zetten.

Er kunnen vier verschillende fasen worden onderscheiden. Elke fase staat voor de mate waarin tijd en capaciteit optimaal worden benut binnen een organisatie. Hieronder volgt een opsomming van de 4 fasen met enkele bijbehorende kenmerken:

1. Operationele bewustwording.

  • Van toepassing op organisaties waarin sprake is van ploegendiensten en onregelmatig werkaanbod.
  • De aandacht gaat primair uit naar de beheersmatige en kostenkant van de inzet van personeel en naar roosters.
  • De planfunctie is belegd bij managers en medewerkers die geen vakspecialisten zijn.
  • Er bestaat geen objectief beeld van de kwaliteit en het rendement van de planning.
  • Wanneer bij de planning al software toegepast wordt, betreft dat over het algemeen Excel.

Workforce Planning 2.0: De operationele consolidatie en tactische groeifase
In het tweede stadium groeien organisaties duidelijk naar een meer professionele invulling van in het bijzonder de operationele en tactisch WfP. 

  • De aandacht gaat uit naar meer aspecten dan de beheersbaarheid en kosten. Ook zaken als flexibiliteit, veiligheid, kwaliteit en dergelijke zijn gekoppeld.
  • Duidelijk is dat niet uitsluitend naar de dagelijkse operationele planning gekeken wordt, maar eveneens naar de tactische. Dat betekent dat 3-12 maanden vooruit gekeken en zo mogelijk gepland wordt. Daarbij worden elementen betrokken als afwezigheidpatronen, seizoensinvloeden opj de vraag naar producten en/of diensten, et cetera.
  • De planfunctie wordt belegd bij planners die een zekere kennis en ervaring op het vakgebied hebben.
  • Er wordt gezocht naar meer objectieve factoren die inzicht geven in de kwaliteit en het rendement van de planning. 
  • Vaak wordt in dit stadium de Excel-sheet als hulpmiddel bij de planning verlaten. 

Workforce Planning 3.0: Het streven naar PlanExcellence
In het derde stadium van WfP bereiken organisaties duidelijk een meer geavanceerde en professionele status. 

  • De WfP heeft niet uitsluitend betrekking op operaties waarbij zich een behoorlijke mate van dynamiek in het werk(aanbod) voordoet en/of sprake is van onregelmatige of ploegenarbeid. Feitelijk wordt in dit stadium naar alle vormen van inzet van personeel gekeken. 
  • Alle aspecten waarop de WfP van invloed is, worden bij de invulling betrokken. Niet in de laatste plaats gaat het daarbij ook om ergonomische aspecten van de roosters en om de werkprivé balans van de werknemers. De match tussen werk en mens die gemaakt wordt, gaat op basis van het 3K-model (Kwantiteit, Kwaliteit en Kracht). 
  • De planning wordt gezien als bijdragend aan het realiseren van organisatiedoelstellingen en dus als van (grote) strategische waarde.
  • Het streven is naar Planning Excellence. Planmetrics & -analytics spelen een rol bij het optimaliseren van de planning. Plandata worden geanalyseerd om daar van te leren. De Plan-Do-Check-Act cyclus is nu binnen elk planningsniveau gesloten.
  • Planning vindt plaats op operationeel, tactisch en strategisch niveau, maar deze niveaus zijn onderling vaak nog onvoldoende met elkaar verbonden en in lijn gebracht.
  • De planfunctie wordt belegd bij planprofessionals en de eindverantwoordelijkheid ligt in de top van de organisatie (C-level).
  • De plansoftware bevat, anders dan in de vorige verschijningsvorm, eveneens functionaliteit die van nut is bij de strategische en tactische planning.

Workforce Planning 4.0: Datagedreven en geïntegreerd
Het vierde stadium van de WfP is op het moment het ultieme doel of de meest geavanceerde vorm waarnaar organisaties kunnen streven. 

  • Bij dit stadium overstijgt de planning de grenzen van de individuele organisatie. Er wordt gepland vanuit verschillende organisaties en resources. Schaarste van de juiste medewerkers is vaak vertrekpunt. Maar dat hoeft niet altijd zo te zijn. Zo staan bij ketenplanning bijvoorbeeld de transparantie en efficiency centraal.
  • Meer dan bij de vorige verschijningsvormen/stadia wordt een balans gezocht tussen de belangen van de klant, de omgeving, de werknemer en de werkgever.
  • Bij de geïntegreerde planning wordt strategisch, tactisch en operationeel gepland, en wel in onderlinge samenhang. Dit gebeurt datagedreven. 
  • De planfunctie wordt belegd bij planprofessionals en data-analysespecialisten en de eindverantwoordelijkheid ligt in de top van de organisatie (C-level). In steeds meer organisaties wordt de functie/rol van Chief Planning Officer ingesteld.
  • WfP 4.0 past bij de tijdintelligente organisatie (Jansen, 2018). In deze organisatie wordt de factor tijd steeds belangrijker. Deze factor wordt ook gezien als uiterst strategisch. Waar gaat het bij deze tijdintelligente organisatie zoal om? Tijdintelligente organisaties optimaliseren:
    > de inrichting van klantketens vanuit het tijdsperspectief;
    > de procestijden, die ook goed gesynchroniseerd zijn, met elkaar en met omgeving;
    > de bedrijfstijden/openingstijden;
    > de inzet van medewerkers in de tijd.
  • In het kader van de schaarste aan goed gekwalificeerde arbeidskrachten dient de organisatie met deze beperkte beschikbaarheid steeds meer rekening te houden.
  • Proactiviteit in het kader van genoemde schaarste, oftewel vroegtijdig ‘schakelen’, is eveneens steeds belangrijker. Dit vraagt om strategische personeelsplanning en het ruim van te voren delen van informatie ten aanzien van capaciteitsbehoeften.
  • Bij potentiële arbeidskrachten/individuen bestaat ook steeds meer behoefte om goed te plannen. Goed gereedschap is daarbij steeds belangrijker. Agenda’s waarin de activiteiten uit verschillende levensdomeinen worden gecombineerd vormen hiervan een illustratie.
  • De plansoftware die organisaties toepassen is zeer geavanceerd. Zelflerende systemen op basis van artificiële intelligentie worden steeds meer toegepast.

Het gehele artikel, zoals dat eerder verscheen op pwnet.nl vindt je onderstaand.

Bron

Tags: 
WfP
Workforce Planning